Quản Lý Quán Cafe Cần Làm Những Gì

Quản lý quán Cafe là vị trí cực kỳ quan trọng để giúp quán cà phê đi kiểm kê nguyên liệu, tài chính và cả các nhân viên. Chỉ khi có người quản lý giỏi, hoạt động kinh doanh mới vào đúng trục quay và phát triển tốt hơn.

Vậy công việc của quản lý quán cà phê là gì? Làm thế nào để giúp phát triển quán cà phê, hãy cùng POS365 tìm hiểu ngay trong nội dung dưới đây.

I. Mô tả công việc quản lý quán Cafe

Quản lý quán cafe là người giữ nhiệm vụ trực tiếp giám sát hoạt động diễn ra tại cửa hàng, lập cơ chế công việc và tiêu chuẩn nghiệp vụ tương ứng với mỗi vị trí nhân viên. Xây dựng những ý kiến cải tiến và thúc đẩy doanh số. Thực hiện chỉ đạo của cấp trên. Cụ thể người quản lý quán cà phê cần phải thực hiện:

1.1. Điều hành công việc kinh doanh

Nếu như bạn đang thắc mắc quản lý quán cafe cần làm những gì? thì công việc đầu tiên của họ đó chính là điều hành công việc kinh doanh tại quán. Bao gồm:

• Tổ chức họp đầu ca, để triển khai, truyền đạt nhiệm vụ thông tin cần làm mỗi ngày cho từng nhân viên theo vị trí.

• Phân công nhiệm vụ cho nhân viên theo vị trí tương ứng.

• Hỗ trợ nhân viên hoặc phân luồng nhân viên trong giờ cao điểm.

• Lên kế hoạch, định hướng kinh doanh theo tuần, tháng, quý, năm.

• Phối hợp cùng các bộ phận nhằm đảm bảo đạt yêu cầu và chỉ tiêu đã đề ra.

Điều hành công việc kinh doanh

1.2. Quản lý nhân viên

Đội ngũ nhân viên chính là những người giúp bạn phục vụ khách hàng và thực hiện các nhiệm vụ giúp hoạt động kinh doanh trở nên trôi chảy hơn. Thế nên để có thể quản lý được nhân viên thì người lãnh đạo phải có những phương pháp phù hợp và hiệu quả. Những công việc người quản lý cần phải làm là:

• Tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng làm việc cho toàn bộ nhân viên.

• Đánh giá kết quả, năng lực của từng nhân viên.

• Tham gia lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo cho nhân viên mới.

• Đánh giá kết quả đào tạo.

Ngoài ra, người quản lý phải là người công tư phân minh, có trách nhiệm rõ ràng với từng vị trí. Bên cạnh đó còn tạo động lực cho nhân viên và khuyến khích họ làm việc có trách nhiệm hơn, có tinh thần đoàn kết hỗ trợ lẫn nhau.

Quản lý nhân viên

Trang bị kiến thức: Cách quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả và khoa học nhất hiện nay

1.3. Quản lý tài chính

Quản lý tài chính cực quỳ quan trọng trong quy trình quản lý quán cafe. Đây là vấn đề tốn rất nhiều thời gian để kiểm kê và kiểm soát. Nếu như mô hình quán cà phê nhỏ thì bạn sẽ là người trực tiếp thực hiện kiểm toán thu chi. Còn nếu như mô hình quán lớn, có nhiều chi nhánh thì sẽ cần sự trợ giúp của nhân viên tại cơ sở. Việc này cũng gây ra những khó khăn nhất định như sai số.

Quản lý tài chính

Ngày nay khi công nghệ ngày càng phát triển, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng được nhiều quán ưa chuộng sử dụng. Thế nhưng việc bạn cần làm đó chính là củng cố tư tưởng cho nhân viên rằng họ phải có trách nhiệm với công việc họ đảm nhận. Ngoài ra người quản lý thường xuyên theo dõi và nắm được số doanh thu hiện có của từng cửa hàng, những hóa đơn được in trong ngày.

1.4. Quản lý đặt bàn

Nếu bạn lựa chọn mô hình quán cà phê kết hợp với quán ăn nhẹ hay quy mô lớn, thì việc nhắm bắt được số lượng bàn, món được order, số lượng khách… cực kỳ cần thiết. Người quản lý trực tiếp quản lý, phê duyệt các hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Cùng với đó phối hợp với bộ phận bếp Barista để lên đơn và chuẩn bị cho khách.

Quản lý đặt bàn

1.5. Quản lý kho hàng

Quản lý kho là công việc tốn thời gian và hay bị sai sót nhất, đặc biệt là những nguyên liệu pha chế khi không thể đếm bằng số lượng. Người quản lý phải luôn sát sao, theo dõi, bởi khi thiếu nguyên liệu sẽ gây ảnh hưởng đến việc lên đơn, pha chế. Như vậy sẽ không đáp ứng được nhu cầu cửa thực khách.

Quản lý kho hàng

1.6. Báo cáo, phân tích

Nhiệm vụ của người quản lý là phải biết báo cáo, phân tích doanh thu để trình lên chủ kinh doanh. Những loại báo cáo cần chuẩn bị bao gồm:

• Báo cáo doanh thu theo ngày, tháng, năm.

• Báo cáo chi tiết các khoản chi và thu.

• Báo cáo các chi phí phát sinh.

1.7. Quản lý menu đồ uống/ đồ ăn

Menu đồ uống thu hút khách hàng cực kỳ hiệu quả và đây là phần mà mỗi khi mở cửa hàng bạn cần quan tâm đầu tiên. Mỗi cửa hàng nên cập nhật menu đồ uống theo mùa, theo ngày lễ Tết để tăng trải nghiệm cho khách hàng. Hơn nữa việc thiết kế Menu đồ uống bắt mắt cũng là một điểm cộng. Ngoài ra, hãy luôn đón nhận những ý kiến góp ý, phản hồi của khách hàng để nâng cao chất lượng đồ uống.

Báo cáo, phân tích

II. Kinh nghiệm quản lý quán cafe hiệu quả

Để có lượng khách hàng thân quen và liên tục, thì các chủ cửa hàng phải áp dụng các mô hình quản lý quán cafe khác nhau. Sau đây là một số kinh nghiệm giúp việc kinh doanh của bạn hiệu quả hơn và nhanh chóng gia tăng doanh thu.

2.1. Phục vụ thêm nước

Khách hàng rất thích được quan tâm và nhận những thứ miễn phí. Hãy luôn phục vụ 1 ly nước mát cho khách hàng mỗi khi họ tới quán và order đồ uống. Điều này sẽ giúp họ thấy được sự chuyên nghiệp và thân thân thiện của bạn. Hơn nữa đây là sự tinh tế, bởi nếu như khách hàng không phải dân nghiền cà phê thì nước sẽ giúp họ bớt bị say hơn.

Phục vụ thêm nước

2.2. Dắt xe cho khách

Thông thường, các quán cà phê hay có bảo vệ trông giữ xe và dắt xe cho khách. Thế nhưng với những mô hình kinh doanh nhỏ, việc này bạn có thể thực hiện vào những lúc rảnh rỗi và tự tay dắt xe cho khách.

Hành động này tuy nhỏ nhặt nhưng rất dễ lấy được cảm tình của khách hàng qua sự lịch thiệp của bạn. Đặc biệt là những vị khách nữ, bạn sẽ nhanh chóng ghi điểm trong trong mắt họ.

Dắt xe cho khách

2.3. Thường xuyên tạo chương trình khuyến mãi

Các chương trình khuyến mãi sẽ kích thích thực khách tới trải nghiệm đồ uống cũng như không gian quán của bạn. Vì thế hãy thường xuyên lên chiến dịch khuyến mãi, sử dụng tính năng tích điểm khách hàng của phần mềm bán hàng POS365.

Thường xuyên tạo chương trình khuyến mãi

Một chương trình khuyến mãi hiệu quả cần đáp ứng 3 yếu tố: đúng đối tượng, đúng nội dung và đúng kênh truyền tải. Bên cạnh đó thời gian triển khai cũng chính cũng quan trọng, có như vậy bạn mới có thể quản lý chi phí một cách tốt nhất.

2.4. Sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê POS365

Phần mềm quản lý quán cà phê POS365 chính là giải pháp tốt nhất dành cho quán của bạn. Bạn sẽ không còn phải tốn nhiều thời gian cũng như công sức để ngồi kiểm kê sổ sách hay vò đầu bứt tai khi thiếu nguyên vật liệu. Với POS365 bạn sở hữu bộ tính năng chuyên dụng như:

• Quản lý tồn kho chi tiết, thoải mái thêm mới, thay đổi thông tin hàng hóa.

• Cảnh báo hạn sử dụng, thay mới hàng hóa, đảm chất lượng đồ uống cho thực khách.

• Báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng, năm chính xác, thuận tiện nhanh chóng.

• Phân tích bán hàng, sản phẩm bán chạy,..

• Đồng bộ quy trình order từ bàn tới bếp, nhanh chóng đánh tan nỗi lo giờ cao điểm.

• Tạo combo, ưu đãi nhanh chóng.

• Tích điểm khách hàng

• Đa dạng hình thức thanh toán.

• Quản lý từ xa chỉ với 1 tài khoản.

Sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê POS365

Đăng ký sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê, nhà hàng miễn phí tại đây:

Tổng kết

Trên đây chúng tôi đã giới thiệu cho bạn Quản lý quán Cafe cần phải làm những gì? và làm thế nào để kinh doanh quán cà phê hiệu quả. Để việc này dễ dàng và tiết kiệm nhân công, bạn hãy sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS365. Chúc các bạn thành công!